Sizin de başınıza geliyordur. Yazlık ve kışlık düzenleme işi başlı başına bir sorundur. Mevsimler değişir, kıyafetler üst üste yığılır, aradığınızı bulamazsınız. İşte o sebeple yazın kışlıklar derlenir toplanır, bedeni olmayanlar ayıklanır, verilecekler ayrılır, yıkanacaklar yıkanır ve kaldırılır, yazlıklar çıkarılır. Eğer eşyanız fazla ise onların nereye konacağı da sorun olabilir. Bu paragrafı okuyan beyler aman bunu nasılsa eşim yapıyor diye düşünmesin lütfen sizi de ilgilendiren şeyler geliyor.

İşte geçen hafta ben de yazlık kışlık düzenlemeyi yaparken baktım gözümde büyüyor. 1 aydır sürünüyor, ha yaparım ha yapacağım diye. Sonra dedim ki neden bölerek yapmıyorum. Ha yaparım diye gözümde büyüttüğüm konuyu dolap kapak sayısına göre bölerek halledeyim diye düşündüm. İyi ki de düşünmüşüm. Bir hafta bir dolabı, diğer hafta diğer dolabı ve son hafta son dolabı derledim, topladım. Ve oh rahatladım☺.

İşte de bazen gözümüzde büyüttüğümüz konuları halletmek de aynen bu şekilde aylar yıllar alabiliyor. Örneğin iş süreçlerini iyileştirmek için önce süreçleri yazmak gerekiyor. Of şimdi kim yazacak, nasıl yazacak, operasyona mı bakayım, gelecek müşteriyi mi erteleyeyim diye düşünenlerin sayısı fazla olabilir. Ancak bugün önemli olup acil olmayan konularda acil ve önemsize söyleyemediğimiz hayırlar, ayıramadığımız zamanlar yarın yol su elektrik olarak olumsuz bir şekilde bize geri dönüyor.

İş süreçleri tüm işlerin %80’idir. Geri kalan %20’si rutin dışı işlerdir. Rutin iş süreçlerinizi listeleyerek birinden başlayarak ve önce bunu bitireceğim demekle bölen ve yöneten bir hale gelebilirsiniz. Bu rutin iş süreçleri neler olabilir?

Teklif verme, sipariş ve tedarik süreci, sevkiyat süreci, işe alım ve oryantasyon gibi pek çok süreç zaten çoğu işletme için benzerdir. Bunların en az birini yazarak başlatmanız diğer süreçleri de kolaylıkla halletmeye sizi götürecektir. Bu arada mutlaka bu süreçleri sizin yazmanız mı yoksa işi yapan ekibin mi bunu yazıp, sizin kontrol etmeniz mi daha uygun olabilir? Neticede işi yapanlar süreçleri bizden daha iyi de bilebilirler. Bu da böl ve yönet konusunda size hız kazandırabilir. Yani süreçleri bizzat yapan kişilerin iş adımlarını yazması ve sizin bu adımların tek tek odaklanarak kontrolünü ve iyileştirme önerilerini alarak ilerlemeniz ciddi bir önemli ve acil olmayan işi çok daha kolay ve ızdırapsız halletmenizi sağlayabilir. Örneğin her hafta 1 süreç konulu toplantılarda ilgili ekiplerle iyileştirme aksiyonlarınızı konuşacağınız toplantılarınızı yaparak konuyu çözebilirsiniz. Tabi isterseniz.

Ajanda tutmak çokça söylenen bir yöntem. Bununla birlikte bazı işletme sahipleri görüyorum ki ajanda tutmakta dahi sorun yaşıyor. Gün öyle bir başlıyor ki, zaman nasıl geçiyor anlamıyorlar. Bu tip işletme sahiplerine önerim en azından bir gün öncesinden yarın yapacaklarının listesini oluşturmaları. Bu 21 gün uygulanırsa bir alışkanlık haline dönüşebiliyor. Mesela akşam diş fırçaladıktan sonra bunu yapacağım ve öyle yatacağım diye kendimize telkin etmemiz faydalı bir taktik olabilir. Günün sonunda da neleri yaptım diye işaretleyerek yine bir sonraki günün işlerini yazmak önemli. Bu süreç böyle devam ederken peki bizler böl ve yönet ile nasıl önemli ve acil olmayan işleri yapabilir hale gelebiliriz?

Öncelikle bu 1 günlük iş listesini yıla çekmek, yıllık ulaşılması gereken hedeflerden ya işlerden geriye tümden gelerek ilk 90 gün neleri yapmamız gerektiğini düşünmek ve yazmakla başlayabiliriz.

90 günlük hedeflerimizi yazdıktan sonra her gün yapmamız gereken rutin önemli ve acil olmayanların listesini daha kolay çıkarabiliriz.

90 günlük yapılacak iş listesine şöyle bir baktığınızda hangi işi kimin yapması gerektiğini de daha rahat görebilirsiniz. Bu sayede her iş sizi bekleyeceğine, yapılacak işlerin paralel bir şekilde ekibiniz tarafından yapılır hale gelmesi ile süreciniz hızlanacak. İşleri hallettikçe de bu yöntem daha çok hoşunuza gidecek. Ama dediğim gibi yaparsanız.

Neticede, bu ve bunun gibi pek çok gözümüzde büyüyen işlerin üstesinden gelmenin yöntemleri var. Ve yöntemler aslında taktikler.

Bu taktikleri kolayca öğrenip uygulamak için bugün bir işletme koçu ile görüşebilirsiniz.

Hepinize verimli, mutlu ve karlı çalışmalar yapacağınız günler dilerim.